Pilih role Anda untuk melihat panduan langkah demi langkah dan jawaban pertanyaan umum.
Admin mengelola seluruh aspek aplikasi: pengguna, master data, duty manager, pengaturan perusahaan, periode akuntansi, dan monitoring sistem.
Buka menu Manajemen Pengguna → Daftar Pengguna, klik Buat, isi nama lengkap, username (unik, tidak bisa diubah), role, dan password (minimal 8 karakter, mengandung huruf dan angka). User akan diminta mengganti password pada login pertama.
Di tabel pengguna, klik aksi Nonaktifkan pada user yang ingin dinonaktifkan. User tidak akan bisa login kecuali diaktifkan kembali. Status aktif/nonaktif tampil sebagai ikon centang atau silang.
Buka detail user, klik Edit, masukkan password baru di kolom Password (kosongkan jika tidak ingin mengubah). Konfirmasi password wajib diisi saat mengganti. User akan dimaksa ganti password pada login berikutnya.
Buka Duty Manager, klik Buat, isi nama dan maskapai. Duty manager ditampilkan pada form AWB untuk memilih penanggung jawab operasional.
Buka Periode Akuntansi, buka periode baru sebelum bulan berjalan. Periode yang sudah ditutup (fiscal year closing) tidak bisa diubah. Tutup periode hanya setelah semua laporan selesai.
Buka Audit Trail untuk melihat seluruh aktivitas pengguna: siapa yang membuat/mengubah/hapus data, kapan, dan perubahan apa yang terjadi. Filter by user, model, atau rentang tanggal.
Reset password melalui baris perintah (artisan) atau database langsung. Setelah reset, user akan dimaksa mengganti password pada login pertama. Jangan pernah kirim password melalui WhatsApp/email tanpa enkripsi.
Ada 5 role: Admin, Data Loader, Kasir, Finance, dan Eksekutif Auditor. Setiap role memiliki akses menu dan halaman yang berbeda-beda.
Pastikan semua laporan (trial balance, neraca, laba rugi) sudah finalized. Buka Penutupan Tahun Buku, pilih periode yang akan ditutup, dan konfirmasi. Proses ini tidak bisa dibatalkan.
Data Loader menangani seluruh input data operasional: SMU, kargo, screening, CSD, BTB, dan STK. Data yang dimasukkan menjadi fondasi bagi proses invoice dan akuntansi.
Buka SMU, klik Buat. Isi nomor AWB/SMU, maskapai, nomor penerbangan, tanggal terbang, origin, dan destination. Nomor SMU di-generate otomatis per periode (format YYMM).
Buka Kargo, klik Buat. Pilih SMU, isi jumlah koli dan berat aktual. Billing weight akan dihitung otomatis: mengambil nilai terbesar antara berat aktual atau 10 kg. Kargo siap untuk screening setelah data tersimpan.
Buka Screening, pilih kargo yang akan disaring. Pilih metode screening: X-Ray, ETD, atau Physical Inspection. Isi nomor seal, nomor reg, avsec penandatangan, dan hasil: PASS atau FAIL. Screening dengan hasil PASS bisa diteruskan ke CSD.
Buka CSD, klik Buat. Pilih screening yang sudah PASS. Nomor CSD di-generate otomatis. CSD adalah dokumen wajib sebelum kargo bisa dibuat BTB.
Buka BTB, klik Buat. Pilih CSD yang sudah terbit. BTB adalah dokumen pengeluaran kargo dari area bonded. Cetak BTB untuk dicetak via printer dot-matrix.
Buka STK, klik Buat. Pilih BTB yang sudah dibuat. STK (Surat Tanda Kembali) menandakan kargo keluar dari bandara. Setelah STK, kargo siap untuk di-invoice oleh Kasir.
Di halaman Operasional → STK (Serah Terima Kargo), klik Finalisasi STK pada baris STK draft. STK yang sudah difinalisasi tidak bisa diubah lagi. Setelah itu klik Assign Driver dan pilih driver yang akan membawa kargo ke lini 1.
Klik Konfirmasi Berangkat pada STK yang sudah FINALIZED dan belum berangkat. Muncul modal berisi Document Checklist — centang kelengkapan dokumen sebelum kargo diberangkatkan:
Empat dokumen pertama wajib — sistem menolak konfirmasi jika ada yang belum dicentang. Setelah berhasil, stamp waktu konfirmasi tercatat otomatis dan ditayangkan di kolom Departure pada TV board & board2.
Setelah kargo tiba di lini 1, klik Konfirmasi Sampai Lini 1 pada STK yang sudah berangkat. Stamp waktu konfirmasi tercatat otomatis dan ditayangkan di kolom Arrival pada TV board & board2, sehingga customer bisa melihat jam kargo sampai. Status delivery berubah menjadi delivered.
Nomor dokumen (SMU, CSD, BTB, STK) di-generate otomatis berdasarkan periode dan tidak bisa diubah manual untuk menjaga konsistensi dan audit.
Hubungi Admin untuk menghapus screening yang salah (hanya screening yang belum dipakai CSD yang bisa dihapus). Jika screening sudah jadi CSD, CSD harus di-void terlebih dahulu.
Konfirmasi berangkat ditolak sistem. Dokumen wajib — AWB, CSD, STK/DO, dan PTI — harus dicentang semua sebelum kargo bisa diberangkatkan. Shipdeck (kargo DG) dan Surat Karantina (makhluk hidup) dicentang sesuai jenis kargo, tidak wajib.
Kasir menangani finalisasi invoice, kwitansi pembayaran, dan penalti MQC. Setiap transaksi tercatat otomatis ke jurnal akuntansi.
Buka Invoice — tabel menampilkan AWB yang sudah memiliki STK dan siap ditagih. Status: Draft (belum final), Finalized (sudah final, nomor fixed), Void (dibatalkan).
Klik Buat Invoice, pilih AWB yang siap. Nomor invoice di-generate otomatis per periode (contoh: INV-2607 untuk Juli 2026). Klik Finalisasi untuk mengunci nomor dan mengirim ke akuntansi. Invoice yang sudah finalized tidak bisa diubah.
Buka Kwitansi, klik Buat. Pilih invoice yang sudah finalized. Kwitansi mencatat pembayaran dan secara otomatis membuat entri jurnal ke akun kas/bank.
Invoice mingguan adalah rekap invoice untuk pelanggan yang ditagih secara mingguan. Pilih rentang tanggal dan pelanggan untuk membuat rekap.
Buka Penalti MQC, klik Buat. Isi nominal penalti dan pilih invoice terkait. Penalti akan tercatat sebagai pengurang pendapatan.
Tidak. Invoice yang sudah finalized (nomor sudah di-lock) tidak bisa diubah. Jika ada kesalahan, invoice harus di-void terlebih dahulu dan dibuat invoice baru.
Buka detail kwitansi, klik Cetak. Halaman cetak akan terbuka di tab baru — tekan Ctrl+P atau klik Print di browser. Layout cetak sudah dikonfigurasi oleh Admin.
Finance mengelola akun perkiraan, jurnal otomatis, aset tetap, laporan keuangan, dan penutupan periode akuntansi.
Buka Akun Perkiraan, buat chart of accounts (kode, nama, tipe). Kemudian buka Saldo Awal untuk memasukkan saldo debet/kredit per akun di awal periode. Opening balance hanya boleh diinput pada periode pertama.
Buka Mapping Posting Akun. Tentukan akun debit dan kredit untuk setiap jenis transaksi: invoice (pendapatan), kwitansi (kas/bank), penalti MQC, bill vendor, depresiasi. Mapping ini menentukan jurnal mana yang dibuat otomatis.
Buka Bill Vendor, klik Buat. Pilih vendor, isi nomor invoice vendor, tanggal, jatuh tempo, deskripsi, dan rincian nominal. Bill vendor akan membuat jurnal utang usaha (ap) otomatis.
Buka Aset Tetap, input data aset (nama, kode, harga perolehan, masa manfaat, metode depresiasi). Jalankan Depresiasi untuk menghitung dan mencatat depresiasi bulanan secara bulk.
Buka Laporan Keuangan untuk mengakses:
Buka Penutupan Tahun Buku, pilih periode yang akan ditutup. Sistem akan membuat jurnal penutupan otomatis (close revenue/expense ke retained earnings). Proses ini tidak bisa dibatalkan — pastikan semua laporan sudah di-review.
Ya. Setiap transaksi (invoice, kwitansi, bill vendor, depresiasi, penalti) secara otomatis membuat entri jurnal berdasarkan Account Posting Mapping yang telah dikonfigurasi.
Jurnal yang berasal dari transaksi (invoice, kwitansi) tidak bisa diedit langsung. Perbaiki data sumber (misal: edit kwitansi) dan sistem membuat koreksi jurnal. Jurnal manual bisa dibuat jika diperlukan.
Auditor memiliki akses baca-only ke seluruh data sistem. Tidak bisa membuat, mengubah, atau menghapus data apapun — hanya melihat dan mengekspor.
Akses Audit Trail untuk melihat seluruh riwayat aktivitas: siapa yang melakukan apa, kapan, dan perubahan detail apa yang terjadi. Filter by model, user, atau rentang tanggal.
Buka Export Audit Global, pilih rentang tanggal dan model yang ingin diekspor. Sistem menghasilkan file Excel dengan semua data dan riwayat perubahan untuk keperluan audit eksternal.
Buka Laporan Tahunan untuk melihat ringkasan laporan keuangan (neraca, laba rugi, arus kas) dalam format tahunan. Data diambil langsung dari sistem — tidak perlu rekonsiliasi manual.
Tidak. Role Eksekutif Auditor murni read-only. Semua tombol edit/hapus disembunyikan, dan upaya API write akan ditolak oleh AuditorGuard. Auditor hanya bisa melihat dan mengekspor data.
Export data yang dibutuhkan via Export Audit Global, lalu kirim file Excel kepada Admin atau Finance untuk ditindaklanjuti. Semua temuan tercatat di luar sistem (tidak ada modul "temuan audit" di dalam aplikasi).
Ya. Setiap user baru akan melihat halaman Ganti Password pada login pertama. Password harus minimal 8 karakter dan mengandung huruf serta angka. Setelah diganti, user bisa mengakses panel.
Hubungi Admin untuk melakukan reset password. Admin bisa mengedit user dan memasukkan password baru. User akan dimaksa mengganti password pada login berikutnya.
Aplikasi menggunakan zona waktu WIB (Asia/Jakarta, UTC+7). Semua timestamp — created_at, tanggal dokumen, laporan — disimpan dan ditampilkan dalam WIB.
Ya. Nomor dokumen di-generate otomatis per periode YYMM (contoh: INV-2607 untuk Juli 2026). Setelah finalized, nomor tidak bisa diubah. Periode baru otomatis membuat counter dari 1.
Ya. Admin bisa menggunakan fitur impor dengan template Excel yang disediakan. Data bisa dimigrasikan secara parsial per bulan. Hubungi Admin untuk mendapatkan template dan bantuan impor.
Finance dan Admin bisa membuat dan melihat semua laporan keuangan. Eksekutif Auditor bisa melihat laporan dalam mode read-only.
Buka detail dokumen, klik Cetak. Halaman cetak standalone terbuka di tab baru — tekan Ctrl+P untuk print. Layout cetak bisa dikonfigurasi oleh Admin di Print Layout.
Halaman Board dan Board 2 (tampilan TV di lokasi) menampilkan status delivery secara real-time. Kolom Departure dan Arrival menayangkan stamp waktu konfirmasi yang tercatat otomatis saat operasional menekan Konfirmasi Berangkat dan Konfirmasi Sampai Lini 1 pada STK.
Backup database dan file otomatis dijalankan setiap hari ke penyimpanan eksternal (Mega.nz). Admin bisa memantau status backup dan restore jika diperlukan.